¿En qué se me va todo el tiempo?

Esta es una pregunta muy frecuente que escuchamos de propios y extraños.

«Ojalá el día tuviera más horas» es una expresión constante también y eso puede significar varias cosas:

Que estás integrando a tus actividades más cosas de las que puedes resolver, que la distribución de tu tiempo no está siendo eficaz o que tienes demasiadas distracciones y está afectando tu productividad.

Ya sé, no es nada que no sepas o que no te hayan dicho antes, sin embargo la pregunta importante es la siguiente:

¿Estás consciente de cómo distribuyes tu tiempo?

Observa que no dije «manejo del tiempo» porque eso no es real.

Nadie puede «manejar el tiempo». Lo que sí podemos hacer es distribuirlo, hacer un autoanálisis de la forma en la que asignamos periodos determinados para ciertas actividades y los resultados que obtenemos.

Lo primero es darte cuenta que ese inmenso espacio que tienes en tu agenda ya está segmentado:

Asigna tus horas de sueño, las de desayuno y comida y tu hora de salida del trabajo. No importa que trabajes vía remota en este momento -ya sea porque el COVID-19 modificó la estructura laboral o porque decidiste hacerlo así- de cualquier forma, en alguna hora del día necesitas parar y dejar de trabajar.

¿Ves lo que te queda disponible? Bueno, pues esas son las horas que tienes para hacer tu trabajo.

No te preocupes, son las mismas horas que tendrás mañana y pasado mañana. Lo que significa que el trabajo que estás desarrollando es continuo y que vas a hacerlo todos los días.

Ahora, establece la prioridad del día: ¿Hacer reportes? ¿Llamadas de seguimiento? ¿Desarrollo de propuestas? ¿Contabilidad?

Cuando lo tengas claro, asigna las primeras tres o cuatro horas del día por lo menos. Necesitas concentración en esa prioridad para poder tenerla resuelta antes de la hora de la comida o por lo menos, lo más avanzada posible.

¡No me digas que es imposible porque tienes muchas otras cosas qué resolver! ¿No se supone que esta es la prioridad? Pues entonces regresa al paso anterior y elige la prioridad. No puedes hacer BIEN muchas cosas al mismo tiempo. Nadie puede. Esa es la razón de que repitas varias veces el mismo correo porque olvidaste el attachment o que hagas mal algo, porque no pusiste atención a las indicaciones en la junta, ya que estabas respondiendo un mensaje…

Es una cuestión de foco. Concéntrate en resolver una cosa y la vas a hacer bien.

Intenta poner tu atención en muchas cosas al mismo tiempo y algo se te va a escapar.

Si empezaste a trabajar en la prioridad que determinaste a las 9:00 y asignaste tres horas, te quedan libres dos horas antes de la hora de comer. Esas dos horas pueden ser para tu siguiente pendiente importante.

Respeta tu hora de comida y come con calma, tu cuerpo -y tu pareja / familia- te lo agradecerá. No te preocupes, que el trabajo sigue ahí, esperándote.

Suponiendo que te reintegres al trabajo a las 15:00 te quedan otras dos horas de trabajo. Elige una actividad que te demande esas dos horas para que puedas terminarla o bien, dos actividades que puedas avanzar en una hora cada una, de forma que te sientas más tranquilo porque estás adelantando un poco.

Así llegamos a las 17:00 que seguramente es tu hora «de salida». Así que apaga la computadora y vete solo o con los tuyos a la sala, al jardín, a la terraza o a donde quieras. Descansa, lee, ve una película y aprovecha para recuperarte, que el día siguiente viene con otras ocho horas de retos y trabajo para resolver.

Tal vez te parezca que esta secuencia es irreal y que con tu ritmo, es imposible llevarla a cabo… Lo entiendo, así que te propongo algo, ¿por qué no haces una bitácora por unos días y anotas tu ritmo de trabajo?

¿Cuántas veces interrumpes los reportes importantes para contestar correos que pueden esperar?

¿Cuántas veces contestas mensajes que no son relevantes?

No hablo de que no hagas «nada más que trabajar sin descanso», hablo de concentración, que es lo que te permite ser productivo.

Anota tu ritmo, las interrupciones que se pueden omitir y observa tu tiempo de calidad en la productividad. Cuando lo veas desde otra perspectiva, llegarás a tus propias conclusiones y harás los ajustes que te sean posibles paso a paso.

Todos organizamos diferente nuestras actividades, lo importante es que tengas claras tus horas de sueño, de comer y de dejar de trabajar. Ocho horas al día para el trabajo es más que suficiente, te lo aseguro.

Así, la próxima vez que alguien te pregunta en qué se te va el día, sabrás exactamente qué responder, porque eres tú quien organiza las actividades qué haces.