Las ventajas de la agenda como mapa.

Cuando trabajamos en varios proyectos, cuentas o actividades como parte de nuestra responsabilidad, estar al día con los pendientes puede ser uno de los retos más grandes.

Si bien ya se han tocado aquí temas de productividad, como el establecimiento de objetivos o la asignación de bloques de tiempo para el desarrollo de nuestras actividades, es importante considerar una herramienta más: la agenda.

En términos generales, las agendas las hemos venido utilizando para las citas con clientes, juntas o reuniones importantes. Comidas, actividades con los equipos de trabajo o incluso vacaciones y tiempo fuera de la oficina.

Es decir, las hemos venido utilizando para “actividades extra” y no para la cotidianidad.

Pero ¿qué pasaría si los primeros 15 minutos de tu día los dedicaras a mapear en tu agenda lo que vas a hacer durante el día?

Tú sabes que el tiempo es muy subjetivo y lo que a primera hora del día parece una larga jornada laboral, si no establecemos tiempos específicos, se convierte en un abrir y cerrar de ojos en el que no sabemos con exactitud qué fue lo que hicimos, porque no terminamos todo lo que teníamos pendiente.

Primero asignas tu tiempo para comer y el corte de labores profesionales. Eso de entrada ya te brinda un marco de referencia de las horas reales de las que dispones para tu lista de pendientes del día.

¿Cuánto tiempo requiere ese reporte que debes entregar mañana? ¿Una hora? ¿Dos horas? Asígnalas.

Observa el resto de las horas que te quedan “libres” y decide cuánto tiempo vas a dedicarle a los proyectos, las llamadas y contestar los correos que tienes pendientes.

Sí, sé perfectamente bien que en las listas de pendientes siempre consideramos “lo que se acumule o lo que vaya surgiendo” que son los imprevistos o los bomberazos. Está bien. Dijimos que la agenda es un mapa, ¿recuerdas? Nada está escrito sobre piedra, así que podrás hacer los cambios que sean necesarios, pero al menos, sabrás con mucha mayor claridad dos cosas:

  1. Lo que te espera en términos de ejecución durante el día
  2. El tiempo que vas a dedicar a cada actividad.

Eso ya es una gran ventaja, porque te sentirás mucho más tranquil@ al establecer prioridades, sabrás tu objetivo real del día y no perderás tiempo preguntándote qué más tienes que hacer o cuándo acabarás lo que estás haciendo.

Hay un punto más: flexibilidad. Recuerda que mapear tu día es eso, una guía y que si surgen muchos bomberazos (ya hablaremos de eso en otro post) siempre puedes volver a mapear el tiempo que vas a dedicar a cada uno para que tengas un marco de referencia en términos de productividad.

Inténtalo. Mapea tu día durante dos semanas y cuéntanos qué tal te va 😉

Autor: Sum of Talents

Libros, entrevistas, piezas creativas, reflexiones y algo más.

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