Las ventajas de la agenda como mapa.

Cuando trabajamos en varios proyectos, cuentas o actividades como parte de nuestra responsabilidad, estar al día con los pendientes puede ser uno de los retos más grandes.

Si bien ya se han tocado aquí temas de productividad, como el establecimiento de objetivos o la asignación de bloques de tiempo para el desarrollo de nuestras actividades, es importante considerar una herramienta más: la agenda.

En términos generales, las agendas las hemos venido utilizando para las citas con clientes, juntas o reuniones importantes. Comidas, actividades con los equipos de trabajo o incluso vacaciones y tiempo fuera de la oficina.

Es decir, las hemos venido utilizando para “actividades extra” y no para la cotidianidad.

Pero ¿qué pasaría si los primeros 15 minutos de tu día los dedicaras a mapear en tu agenda lo que vas a hacer durante el día?

Tú sabes que el tiempo es muy subjetivo y lo que a primera hora del día parece una larga jornada laboral, si no establecemos tiempos específicos, se convierte en un abrir y cerrar de ojos en el que no sabemos con exactitud qué fue lo que hicimos, porque no terminamos todo lo que teníamos pendiente.

Primero asignas tu tiempo para comer y el corte de labores profesionales. Eso de entrada ya te brinda un marco de referencia de las horas reales de las que dispones para tu lista de pendientes del día.

¿Cuánto tiempo requiere ese reporte que debes entregar mañana? ¿Una hora? ¿Dos horas? Asígnalas.

Observa el resto de las horas que te quedan “libres” y decide cuánto tiempo vas a dedicarle a los proyectos, las llamadas y contestar los correos que tienes pendientes.

Sí, sé perfectamente bien que en las listas de pendientes siempre consideramos “lo que se acumule o lo que vaya surgiendo” que son los imprevistos o los bomberazos. Está bien. Dijimos que la agenda es un mapa, ¿recuerdas? Nada está escrito sobre piedra, así que podrás hacer los cambios que sean necesarios, pero al menos, sabrás con mucha mayor claridad dos cosas:

  1. Lo que te espera en términos de ejecución durante el día
  2. El tiempo que vas a dedicar a cada actividad.

Eso ya es una gran ventaja, porque te sentirás mucho más tranquil@ al establecer prioridades, sabrás tu objetivo real del día y no perderás tiempo preguntándote qué más tienes que hacer o cuándo acabarás lo que estás haciendo.

Hay un punto más: flexibilidad. Recuerda que mapear tu día es eso, una guía y que si surgen muchos bomberazos (ya hablaremos de eso en otro post) siempre puedes volver a mapear el tiempo que vas a dedicar a cada uno para que tengas un marco de referencia en términos de productividad.

Inténtalo. Mapea tu día durante dos semanas y cuéntanos qué tal te va 😉

El secreto está en conocerte mejor a ti mism@

Lo que funciona para otros, no necesariamente funciona para ti y eso aplica a todo: ritmo de trabajo, organización de tus actividades, alimentos, ejercicio, ritmo de aprendizaje, etc.

Me parece que no hay una sola forma de hacer las cosas. No creo que haya una verdad absoluta en cómo deben hacerse las cosas y no me refiero a cuestiones espirituales, eso es otro tema.

Hablo de que cada uno de nosotros tenemos una perspectiva de las situaciones y que nuestra forma de resolver se relaciona con nuestra edad, nuestra experiencia, nuestra área de trabajo y nuestras vivencias, por citar algunos puntos.

En algún lugar leí que hay más de 101 maneras de lavar los platos y si eso aplica para una actividad tan sencilla y cotidiana, imagina la cantidad de opciones para realizar una propuesta, para hacer un logotipo, decorar una casa, etc.

Así que me parece que el secreto está en observar a los demás, escuchar la forma en la que resuelven y adoptar y adaptar lo que funciona para ti. Nadie se conoce mejor que tú.

Muchas personas funcionan bien desde las 04:00 am y sus actividades empiezan maravillosamente a esa hora. Genial. Funciona para ellos.

Sin embargo hay otros que no pueden empezar a esa hora, porque su bioritmo es otro y entonces para ellos es mucho mejor iniciar actividades a las que 10:00 pm porque son nocturnos y ese horario es perfecto para estar atentos a lo que hay que hacer en el transcurso del día. Funciona para ellos.

Analiza -y descubre- qué es lo que funciona para ti. Dedica tiempo a conocerte mejor, pon atención en lo que te mueve y en lo que rechazas de forma inmediata, pregúntate por qué piensas o sientes eso y ve encontrando respuestas útiles para ti, para ajustar tu forma de actuar o de pensar.

Conocerse a uno mismo es un camino que dura toda la vida y resulta grato y muy interesante. O bueno, puedo decir que hacerlo, funciona para mí 😉

Feliz inicio de mes de agosto 2020

Foto: Pinterest