Las ventajas de la agenda como mapa.

Cuando trabajamos en varios proyectos, cuentas o actividades como parte de nuestra responsabilidad, estar al día con los pendientes puede ser uno de los retos más grandes.

Si bien ya se han tocado aquí temas de productividad, como el establecimiento de objetivos o la asignación de bloques de tiempo para el desarrollo de nuestras actividades, es importante considerar una herramienta más: la agenda.

En términos generales, las agendas las hemos venido utilizando para las citas con clientes, juntas o reuniones importantes. Comidas, actividades con los equipos de trabajo o incluso vacaciones y tiempo fuera de la oficina.

Es decir, las hemos venido utilizando para “actividades extra” y no para la cotidianidad.

Pero ¿qué pasaría si los primeros 15 minutos de tu día los dedicaras a mapear en tu agenda lo que vas a hacer durante el día?

Tú sabes que el tiempo es muy subjetivo y lo que a primera hora del día parece una larga jornada laboral, si no establecemos tiempos específicos, se convierte en un abrir y cerrar de ojos en el que no sabemos con exactitud qué fue lo que hicimos, porque no terminamos todo lo que teníamos pendiente.

Primero asignas tu tiempo para comer y el corte de labores profesionales. Eso de entrada ya te brinda un marco de referencia de las horas reales de las que dispones para tu lista de pendientes del día.

¿Cuánto tiempo requiere ese reporte que debes entregar mañana? ¿Una hora? ¿Dos horas? Asígnalas.

Observa el resto de las horas que te quedan “libres” y decide cuánto tiempo vas a dedicarle a los proyectos, las llamadas y contestar los correos que tienes pendientes.

Sí, sé perfectamente bien que en las listas de pendientes siempre consideramos “lo que se acumule o lo que vaya surgiendo” que son los imprevistos o los bomberazos. Está bien. Dijimos que la agenda es un mapa, ¿recuerdas? Nada está escrito sobre piedra, así que podrás hacer los cambios que sean necesarios, pero al menos, sabrás con mucha mayor claridad dos cosas:

  1. Lo que te espera en términos de ejecución durante el día
  2. El tiempo que vas a dedicar a cada actividad.

Eso ya es una gran ventaja, porque te sentirás mucho más tranquil@ al establecer prioridades, sabrás tu objetivo real del día y no perderás tiempo preguntándote qué más tienes que hacer o cuándo acabarás lo que estás haciendo.

Hay un punto más: flexibilidad. Recuerda que mapear tu día es eso, una guía y que si surgen muchos bomberazos (ya hablaremos de eso en otro post) siempre puedes volver a mapear el tiempo que vas a dedicar a cada uno para que tengas un marco de referencia en términos de productividad.

Inténtalo. Mapea tu día durante dos semanas y cuéntanos qué tal te va 😉

¿Qué significa para ti la productividad?

Creo que necesitamos empezar por una definición estándar de acuerdo con la RAE

Así que en términos generales, es la cantidad de trabajo generado. Hasta aquí, creo que estamos de acuerdo, ¿cierto?

Sin embargo, para mí, es mucho más importante la calidad que la cantidad. Prefiero que mis teams, mis colaboradores, estudiantes y los clientes con los que trabajo ejecuten MEJOR lo que se les pide y no que simplemente hagan “más” sin considerar el nivel de ejecución.

Me interesa que el trabajo esté bien hecho, que los conceptos sean comprendidos y aplicados, que sepan con absoluta claridad lo que están haciendo y sobre todo: Que se haga una sola vez y se haga bien. Eso para mí, es productividad.

Pienso que un equipo productivo es el que tiene claros los objetivos del día, los ejecuta con precisión y al terminar su horario de trabajo, lo hace con la satisfacción de haber avanzado rumbo al objetivo general del proyecto, de la campaña, del semestre o de lo que sea que esté trabajando.

Para mí, un equipo productivo es el que hace bien las cosas desde la primera vez porque tiene claras las instrucciones, los objetivos y quien va liderando, tiene claro lo que está solicitando y eso evita sumar horas y horas de retrabajo porque nadie sabe en realidad qué es lo que están haciendo.

Así que cuando pienso en productividad, pienso que menos es más:

**Menos errores

**Menos cansancio

**Menos frustración

**Cero horas extra

Y la verdad, en mi experiencia, los equipos productivos están menos cansados (física, mental y emocionalmente), disfrutan más su trabajo y terminan sus labores con la tranquilidad de que al día siguiente, tendrán tiempo suficiente para ejecutar las actividades que el horario laboral les exija.

Así que vale la pena hacer hoy un stop y preguntarte si tú y tu equipo están siendo productivos y qué es lo que eso significa para ti y para ellos.

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¿En qué se me va todo el tiempo?

Esta es una pregunta muy frecuente que escuchamos de propios y extraños.

“Ojalá el día tuviera más horas” es una expresión constante también y eso puede significar varias cosas:

Que estás integrando a tus actividades más cosas de las que puedes resolver, que la distribución de tu tiempo no está siendo eficaz o que tienes demasiadas distracciones y está afectando tu productividad.

Ya sé, no es nada que no sepas o que no te hayan dicho antes, sin embargo la pregunta importante es la siguiente:

¿Estás consciente de cómo distribuyes tu tiempo?

Observa que no dije “manejo del tiempo” porque eso no es real.

Nadie puede “manejar el tiempo”. Lo que sí podemos hacer es distribuirlo, hacer un autoanálisis de la forma en la que asignamos periodos determinados para ciertas actividades y los resultados que obtenemos.

 

Foto: PixabayFoto: Pixabay

Lo primero es darte cuenta que ese inmenso espacio que tienes en tu agenda ya está segmentado:

Asigna tus horas de sueño, las de desayuno y comida y tu hora de salida del trabajo. No importa que trabajes vía remota en este momento -ya sea porque el COVID-19 modificó la estructura laboral o porque decidiste hacerlo así- de cualquier forma, en alguna hora del día necesitas parar y dejar de trabajar.

¿Ves lo que te queda disponible? Bueno, pues esas son las horas que tienes para hacer tu trabajo.

No te preocupes, son las mismas horas que tendrás mañana y pasado mañana. Lo que significa que el trabajo que estás desarrollando es continuo y que vas a hacerlo todos los días.

Ahora, establece la prioridad del día: ¿Hacer reportes? ¿Llamadas de seguimiento? ¿Desarrollo de propuestas? ¿Contabilidad?

Cuando lo tengas claro, asigna las primeras tres o cuatro horas del día por lo menos. Necesitas concentración en esa prioridad para poder tenerla resuelta antes de la hora de la comida o por lo menos, lo más avanzada posible.

¡No me digas que es imposible porque tienes muchas otras cosas qué resolver! ¿No se supone que esta es la prioridad? Pues entonces regresa al paso anterior y elige la prioridad. No puedes hacer BIEN muchas cosas al mismo tiempo. Nadie puede. Esa es la razón de que repitas varias veces el mismo correo porque olvidaste el attachment o que hagas mal algo, porque no pusiste atención a las indicaciones en la junta, ya que estabas respondiendo un mensaje…

Es una cuestión de foco. Concéntrate en resolver una cosa y la vas a hacer bien.

Intenta poner tu atención en muchas cosas al mismo tiempo y algo se te va a escapar.

Si empezaste a trabajar en la prioridad que determinaste a las 9:00 y asignaste tres horas, te quedan libres dos horas antes de la hora de comer. Esas dos horas pueden ser para tu siguiente pendiente importante.

Respeta tu hora de comida y come con calma, tu cuerpo -y tu pareja / familia- te lo agradecerá. No te preocupes, que el trabajo sigue ahí, esperándote.

Suponiendo que te reintegres al trabajo a las 15:00 te quedan otras dos horas de trabajo. Elige una actividad que te demande esas dos horas para que puedas terminarla o bien, dos actividades que puedas avanzar en una hora cada una, de forma que te sientas más tranquilo porque estás adelantando un poco.

Así llegamos a las 17:00 que seguramente es tu hora “de salida”. Así que apaga la computadora y vete solo o con los tuyos a la sala, al jardín, a la terraza o a donde quieras. Descansa, lee, ve una película y aprovecha para recuperarte, que el día siguiente viene con otras ocho horas de retos y trabajo para resolver.

Tal vez te parezca que esta secuencia es irreal y que con tu ritmo, es imposible llevarla a cabo… Lo entiendo, así que te propongo algo, ¿por qué no haces una bitácora por unos días y anotas tu ritmo de trabajo?

¿Cuántas veces interrumpes los reportes importantes para contestar correos que pueden esperar?

¿Cuántas veces contestas mensajes que no son relevantes?

No hablo de que no hagas “nada más que trabajar sin descanso”, hablo de concentración, que es lo que te permite ser productivo.

Anota tu ritmo, las interrupciones que se pueden omitir y observa tu tiempo de calidad en la productividad. Cuando lo veas desde otra perspectiva, llegarás a tus propias conclusiones y harás los ajustes que te sean posibles paso a paso.

Todos organizamos diferente nuestras actividades, lo importante es que tengas claras tus horas de sueño, de comer y de dejar de trabajar. Ocho horas al día para el trabajo es más que suficiente, te lo aseguro.

Así, la próxima vez que alguien te pregunta en qué se te va el día, sabrás exactamente qué responder, porque eres tú quien organiza las actividades qué haces.

La importancia del descanso.

Para una vida mejor.

En un momento como el que vivimos, el concepto de “descanso” puede sonar lejano para muchos.

Estamos conectados todo el día a las computadoras y los dispositivos, ¡trabajamos en línea el doble de lo que normalmente lo hacemos! y los comentarios recurrentes que escucho son: “estoy agotado” “trabajo más que nunca” “No puedo desconectar, me llaman a toda hora”

Es cierto, estar al alcance de un click hace que todo sea hasta cierto punto diferente. Sin embargo hay algo que no podemos hacer a un lado: descansar.

No solamente es importante. Es necesario para la salud.

Y por supuesto, te ayuda a elevar la productividad

Así que si te sientes muy cansado, revisa cómo estás distribuyendo el tiempo, cuántas horas estás durmiendo, cuántas estás conectado y encuentra un equilibrio. Te sentirás mejor y rendirás más en todo lo que tienes que hacer.

Foto: Pixabay. Baby and Dad
Foto: Pixabay. Baby and Dad

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