Agile no es algo «que haces,» es en lo que te conviertes.

Aprender, practicar y enseñar metodologías ágiles es una de las cosas más divertidas, emocionantes y apasionantes que hago.

En SCRUM y KANBAN encontré las estructuras ideales para coordinar y dar seguimiento a LO QUE SEA y fluir en los procesos sin angustias ni sufrimientos. Una vez que aprendes agile, va más allá de la parte profesional. Permea en tu vida personal, porque es fácil y te ayuda desde la raíz -desde tu sistema de pensamiento- a abordar las situaciones de forma distinta.

Y cuando eres freelance y te ocupas de cinco a seis proyectos de forma simultánea, de verdad necesitas herramientas y un nuevo mindset, que te ayuden a estar al día con todo, a avanzar en todo y a entregar en tiempo y forma.

Me encantaría decir que en la escuela -al nivel que sea- aprendes a «organizarte» pero no es así y la vida profesional no es tan diferente que digamos…

Te llenan de tarea desde las 7:00am / 8:00am, te dicen que tienes que hacerlo todo para el día siguiente y la lista de tareas se acumula hasta que sales de clases. Comes agotado y «apenas empieza» la tarde para hacer tareas. El volumen de trabajo depende del nivel escolar y sin embargo, mis recuerdos de pequeña son de mucha tarea todos los días, como si MÁS tarea se igualara a MEJOR aprendizaje, pero eso no es cierto. Lo sé como alumna que fui y como ex docente universitaria.

Así es el sistema. Ok. ¡Pero no es el único sistema!

Cuando descubres que un proyecto puede «realizarse» en distintas entregas y que puedes manejar los tiempos a tu antojo para llevarlo a cabo de acuerdo al deadline con el mínimo de correcciones, es magia pura. Eso te da oportunidad de darle seguimiento de la misma manera a los otros proyectos que tienes.

Cuando descubres que el trabajo en equipo DE VERDAD PUEDE SER TRABAJO EN EQUIPO, que el seguimiento de cada uno de los involucrados puede ser automático, en tiempo real y que sin necesidad de que algo salga mal puedes detectar que el proyecto va retrasado en cierto punto, ya es una gran ventaja. Pero si además puedes entrar al quite para resolverlo antes de que sea demasiado tarde, desbloquear lo que estaba retrasando el proyecto y dejar que el trabajo siga su curso, es de verdad maravilloso.

¿Hay algo mejor? Siempre te sientes tranquil@ y segur@ de que todos los proyectos están al día y ves con claridad cómo van avanzando.

Así que el drama se queda en el pasado. Comes a tiempo, terminas de trabajar a tu hora y tus fines de semana son para descansar. Eres agile!! Y tienes una buena calidad de vida.

Lo digo y lo sostengo: Agile no es algo «que haces,» es en lo que te conviertes.

LVM / Asesora de alineación para impulsar la productividad

lia@sumoftalents.com

Encuentra tu ritmo.

Imagen: Pixabay

¿Alguna vez te ha pasado que te llegan más pendientes de los que puedes ejecutar en tu horario de trabajo y eso te genera mucha presión?

Bueno, las variables por las que sucede esto son muchas y muy diversas – dignas de análisis en uno de mis cursos de alineación para la productividad- pero no son tema de este post.

Así que volvamos al punto de estar abrumad@ en tu espacio de trabajo con todo lo que se va acumulando.

Respira.

Es importante que tengas clarísimo que hoy NO vas a poder hacerlo todo.

Entre más pronto lo asumas, más fácil será continuar avanzando para resolver.

Te diría que establezcas prioridades con tu jefe, pero la mayoría de los jefes suelen responder similar: ¡Todo es prioridad!

Así que si todo es igual de importante (nunca lo es, en serio) entonces apliquemos la herramienta del criterio. TU CRITERIO.

Y es aquí donde paso a paso, encuentras tu ritmo:

Revisa los pendientes. Ya que todos tienen el mismo nivel de importancia, entonces puedes separarlos por extensión o nivel de complejidad.

Hay quienes prefieren empezar «por lo más pesado» para que al final de su horario de trabajo, puedan estar más tranquilos, resolviendo lo más sencillo.

Y hay quienes a la inversa, prefieren empezar «por lo más fácil» para ir terminando cosas, sentirse motivados porque van avanzando y dejar lo más difícil para el final.

Las variantes de cómo hacerlo son muchas, pero estas son las dos más comunes.

Las dos funcionan y las dos son correctas siempre y cuando sean útiles para ti. Porque esto se trata de tu tiempo, de tu ritmo, de tu desempeño y de tu satisfacción personal y profesional, porque eso es directamente proporcional a tu nivel de productividad.

Encontrar tu ritmo tiene que ver con conocerte a ti mismo, saber qué es lo que prefieres:

¿Hacer varias tareas pequeñas toda la mañana y después de comer dedicarte a lo más pesado? Es válido. Quizá tu bioritmo sea vespertino y estás más alerta después de comer y tomarte un café.

¿O quizá prefieres dedicarle toda tu energía a las tareas más complicadas en la mañana que estás más fresc@ y después de comer ir sacando poco a poco lo más sencillo porque ya estás cansad@? También se vale. Solo tú te conoces lo suficiente como para saber en qué momento del día eres mejor para ciertas tareas.

Lo importante es que seas tú quien marque el ritmo de tu trabajo, ¡Que encuentres tu ritmo! Y parte de ello significa estar consciente que tienes un horario de trabajo y te ciñas a él y eso incluye tu tiempo de comida.

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Salvo los médicos, los bomberos, rescatistas, cirujanos, policías o cualquier profesión relacionada con la vida y la seguridad de las personas, en realidad, los demás hacemos un trabajo importante, pero no es de vida o muerte. Así que créeme, es más importante que comas bien a que saques esos pendientes, porque eventualmente te va a bajar el azúcar, te puedes desmayar y ni tú estarás bien y los pendientes van a seguir aumentando.

Encuentra tu ritmo. En tu trabajo y en tu vida.

LVM / Asesora de alineación para impulsar la productividad

lia@sumoftalents.com

Ayúdate a ti mismo.

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Quizá lo que vas a leer no te guste, quizá creas que tú eres quien siempre tiene la razón y si es así, entonces no hay forma de ayudarte…

Cualquiera que sea tu ocupación o tu profesión, todos tenemos puntos de dolor similares -como le llamamos a las situaciones críticas cuando hacemos un diagnóstico en comunicación.-

Y esos puntos de dolor tienen que ver irónicamente con uno mismo.

¿Recuerdas esa vez que le dijiste a tu amiga que te ayudara a vender tus productos y que le dabas una comisión? ¿Recuerdas que te dejó muchos mensajes para que le dieras tus precios, el catálogo o te pusieras en contacto con su grupo de lectura y no tuviste tiempo porque estabas muy ocupad@? Bueno, pues ahí no solamente la perdiste a ella como comisionista, también perdiste a vari@s clientes potenciales y de paso, casi nada, tu credibilidad.

¿Y esa vez que dijiste que estabas buscando trabajo y tu amig@ te pidió tu CV actualizado o que llamaras a su tío pero no tuviste tiempo?

¿Y qué tal cuando te pasaron una lista de contactos para que les enviaras un mail con tu presentación pero tuviste mil cosas en la cabeza y se te pasó? Misma historia.

Cada vez que uno de mis clientes me dice que la gente no presta atención a sus solicitudes, me aseguro de revisar cómo funciona la comunicación en ambos sentidos, particularmente de él hacia afuera. Porque es ahí, donde nos atascamos.

Cuando mi abuelita me decía «El diablo está en los detalles» no me quedaba claro, hasta que empecé a ver en la universidad, el campo profesional como un todo. Es muy sencillo:

Contesta los correos que requieren respuesta y/o por lo menos indica que lo recibiste y lo leerás después con detenimiento.

Llama al contacto que te pasaron para que te conozca y vendas tus productos.

Envía tu CV actualizado a la amiga a la que le dijiste que buscas trabajo.

Devuelve la llamada perdida que acabas de ver.

Contesta tus mensajes y no dejes a las personas en visto.

Conéctate a la hora que dijiste que lo harías.

Entrega el reporte en el día y a la hora en las que te comprometiste.

TODOS. Absolutamente todos estamos ocupados. ¡Siempre tenemos algo que hacer! Pero cuando respondes, cuando cumples con lo que dijiste que harías, generas algo que es fuerte como el titanio: credibilidad.

Y créeme, eso no se compra con nada. No hay forma. Se gana paso a paso porque se desarrolla con el tiempo.

Ayúdate a ti mismo. Cumple con tu palabra en el contexto que sea. Demuestra las cosas con hechos y deja de decir miles de veces que lo harás, solo cumple, ¡solo hazlo! y te aseguro, que la percepción de los demás sobre tu desempeño profesional irá cambiando para bien.

Sí, «El diablo está en los detalles» Así que ocúpate de hacer bien tu trabajo, de poner atención en lo que te parece poco relevante y encontrarás que en ese pequeño detalle, es donde muchas veces radica la diferencia.

LVM / Asesora de alineación para impulsar la productividad

lia@sumoftalents.com

La forma en la que hablas de tu negocio o de tu trabajo, genera un impacto MUY importante en los demás.

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Hace poco estaba conversando con un cliente sobre un nuevo negocio que uno de sus sobrinos quiere empezar y me llamó la atención la forma en la que me contaba la historia:

«Va a ser algo pequeño, cero ostentoso, la verdad es más para apoyo del ingreso familiar y esperemos que le eche ganas, así que vamos a empezar con poquito y vemos cómo se van dando las cosas»

¡Qué distinto hubiera sido si me lo cuenta de otra forma! Por ejemplo:

«Mi sobrino va a empezar su propio negocio y tiene ganas de comerse el mundo, de hacer la diferencia con este nuevo producto y de llegar a muchos hogares. Quiere crecer y generar empleos, yo creo que le va a ir muy bien y todos lo estamos apoyando como podemos»

¿Te das cuenta de la diferencia de vibra y de impacto que genera cada discurso?

Por eso es importante que VEAS a tu negocio o a tu trabajo con «ojos de amor» -como decía mi abuelita- porque lo verbalizas así, con amor, con emoción, ¡con decisión! Y eso es exactamente lo que le transmites a las personas.

Es mucho más atractivo que me digas que estás empezando un nuevo negocio porque quieres crecer o diversificarte, a que me digas que estás probando a ver si este sí jala.

Dale a tu audiencia, a tus clientes y sobre todo, date a ti mism@ ese feeling, esa vibra y esa emoción de lo que quieres, de lo que ves con este negocio o este nuevo trabajo que nadie más ve, pero que de escucharte o de leerte, se contagia de tu emoción por este nuevo camino.

Y si no estás empezando y llevas ya un rato en el mercado, ¡platícalo igual! Nadie mejor que tú sabe por todo lo que has pasado, todo lo que has logrado y todo lo que quieres hacer.

De eso de trata la vida, de energía, de impulso, de hablar de lo que queremos sin perder de vista los pasos que vamos dando.

Entonces, ¿Cómo dices que me vas a contar a qué te dedicas?

LVM / Asesora de alineación para impulsar la productividad

lia@sumoftalents.com

¿Estás consciente de cuál es tu mantra?

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Para entrar en contexto, empecemos diciendo que mantra es un término que puede traducirse como «pensamiento»

Y está conformada por 2 expresiones “mantra” que significa “mente” y “tra” que expresa “liberación”.

Sin embargo, para efectos prácticos de este post, en este caso, no me refiero a una cuestión espiritual o religiosa. Me refiero a lo que te dices constantemente una y otra y otra y otra y otra vez a lo largo del día, de las semanas, los meses y los años.

Normalmente las personas no ponen atención a la forma en la que se hablan, así que pasan por alto esa frase «clave» que es una constante en su conversación consigo mismos y que genera un ENORME impacto mental, emocional y espiritual.

La primera vez que me hice consciente de ello fue cuando trabajaba en el área de producción y tenía una compañera que cada vez que olvidaba algo o se atrasaba en algo, se decía a sí misma «Ash! Soy una tonta!» Pero iba más allá, incluso cuando quería expresar gusto por haber logrado algo extra, se decía: «Eso tonta!»

Ella no lo sabía, pero ese era (espero que ya no sea así) su mantra y no era de sorprender, que se lo creyera, que se equivocara constantemente y que incluso el mundo que la rodeaba le «recordara» lo que ella decía y creía de sí misma.

Así que lo importante es identificar cuál es esa frase que te dices constantemente. Si es positiva, ¡felicidades! Sigue así.

Pero si tu mantra es como el de la chava que acabo de referirte, entonces es buen momento de modificarlo ¿no crees?

Piensa, recuerda o localiza una frase que funcione bien para ti, que te haga «click,» que te resulte creíble y aceptable en este momento. Ya llegarás a otro mantra cuando hayas absorbido y generado toda la fuerza de este, con el que estás empezando a trabajar.

¿Cuáles pueden ser algunas ideas de mantras que puedes probar para ver si te sientes cómod@ con ellos?

  • Yo puedo
  • Sí puedo
  • Es fácil
  • Todo va a salir bien
  • Tranquil@ todo sale bien
  • Soy más capaz de lo que imagino

En términos de productividad, siempre le recomiendo a mis clientes y a los equipos de trabajo con los que colaboro, que se hablen de forma positiva, porque permite que su energía fluya y que se enfoquen en lo que están haciendo bien.

Esto les da más confianza en sí mism@s con el transcurso de los días y sea cual sea la metodología con la que los esté alineando o los proyectos que estemos desarrollando, su rendimiento -y en consecuencia los resultados- son más positivos. Comprobado.

Esto se traduce en mayor productividad, entendiendo como tal, horas de trabajo mejor aprovechadas, objetivos alcanzados, tiempos adecuados para comer y descansar y un descenso importante en el porcentaje de retrabajo o rechazo de materiales por parte de cliente o de sus jefes.

¿Lo más importante? Se sienten bien consigo mism@s y sus alcances a nivel personal y profesional son ilimitados.

LVM / Asesora de alineación para impulsar la productividad

lia@sumoftalents.com

El primer paso es saber lo que quieres.

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Estamos en la primera semana del 2022, llenos de planes, de ideas, algunos, replanteándose lo que harán en su siguiente paso y sin embargo, llenos de esperanza por lo que viene.

Sin importar lo que haya pasado el día de ayer «o el año pasado» el momento es ahora. Es hoy, este instante en el que estás, definiendo lo que quieres hacer con tu vida personal o laboral, con los planes que tienes y con los cambios que estás enfrentando.

Y algo que escucho constantemente en las asesorías, es:

«No sé exactamente qué es lo que quiero.»

Y de eso se trata este post, de ayudarte a saber qué es lo que quieres.

Para algunos, el objetivo es claro desde el inicio. Nos resulta fácil identificarlo porque resalta entre cientos de ideas y si bien en ese momento no sabemos con precisión cómo lo vamos a lograr, no es relevante. Sabemos que todo se irá acomodando y que de una u otra forma -a veces inexplicable- el camino se irá revelando ante nosotros, para dar las vueltas a izquierda o derecha que sean necesarias y sabiendo que pase lo que pase, vamos a tomar las decisiones correctas.

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Sin embargo, para otros, a veces puede ser un poco complicado y estresante definir el objetivo y sin embargo, en mi experiencia, puede ser más sencillo, mira, tal como le digo a mis clientes: Haz una lista de todo lo que no quieres.

Una vez que tengas esa lista, todo cae en su lugar, todo es más sencillo, porque lo que no aparece en esa lista es lo que quieres o lo que se acerca más a ello. ¡Por default!

Esto tiene que ver con la perspectiva que tenemos cada uno de la vida. A veces, por cuestiones académicas, laborales o familiares, las personas se acostumbran (porque es eso, solo un hábito de pensamiento) a detectar los «NO.» Lo que no les gusta, lo que no funciona, lo que no les interesa, lo que no quieren.

En ese caso, es solo cuestión de optimizar esta forma de ver la vida. Si ya sabes lo que NO quieres, todo lo demás es lo que tiene posibilidades, lo que sí te interesa.

Y una vez que lo has definido o detectado, llega una maravillosa sensación de alivio, de paz y tranquilidad porque SABES hacia donde te diriges. Tu GPS interior empieza a funcionar y tienes un rumbo, una dirección clara.

No importa que hayan baches en el camino o que de pronto tengas desviaciones, igual sabes hacia dónde vas y entonces, cada día, forma parte de ese viaje, de la construcción de tu sueño o el desarrollo del tu proyecto. Sabes que cada día avanzas hacia el lugar al que quieres llegar y simplemente te relajas.

¿Y por qué es importante saber lo que quieres?

Porque saberlo te da claridad y la oportunidad de visualizar los pasos a seguir, de ser paciente y compasivo contigo mismo en el proceso y te ayuda a darle continuidad a ese plan personal o proyecto profesional, porque dentro de ti, sabes que Roma no se hizo en un día y que cada paso que das te acerca a lo que quieres.

LVM / Asesora de alineación para impulsar la productividad

lia@sumoftalents.com

Las ventajas de la agenda como mapa.

Cuando trabajamos en varios proyectos, cuentas o actividades como parte de nuestra responsabilidad, estar al día con los pendientes puede ser uno de los retos más grandes.

Si bien ya se han tocado aquí temas de productividad, como el establecimiento de objetivos o la asignación de bloques de tiempo para el desarrollo de nuestras actividades, es importante considerar una herramienta más: la agenda.

En términos generales, las agendas las hemos venido utilizando para las citas con clientes, juntas o reuniones importantes. Comidas, actividades con los equipos de trabajo o incluso vacaciones y tiempo fuera de la oficina.

Es decir, las hemos venido utilizando para «actividades extra» y no para la cotidianidad.

Pero ¿qué pasaría si los primeros 15 minutos de tu día los dedicaras a mapear en tu agenda lo que vas a hacer durante el día?

Tú sabes que el tiempo es muy subjetivo y lo que a primera hora del día parece una larga jornada laboral, si no establecemos tiempos específicos, se convierte en un abrir y cerrar de ojos en el que no sabemos con exactitud qué fue lo que hicimos, porque no terminamos todo lo que teníamos pendiente.

Primero asignas tu tiempo para comer y el corte de labores profesionales. Eso de entrada ya te brinda un marco de referencia de las horas reales de las que dispones para tu lista de pendientes del día.

¿Cuánto tiempo requiere ese reporte que debes entregar mañana? ¿Una hora? ¿Dos horas? Asígnalas.

Observa el resto de las horas que te quedan «libres» y decide cuánto tiempo vas a dedicarle a los proyectos, las llamadas y contestar los correos que tienes pendientes.

Sí, sé perfectamente bien que en las listas de pendientes siempre consideramos «lo que se acumule o lo que vaya surgiendo» que son los imprevistos o los bomberazos. Está bien. Dijimos que la agenda es un mapa, ¿recuerdas? Nada está escrito sobre piedra, así que podrás hacer los cambios que sean necesarios, pero al menos, sabrás con mucha mayor claridad dos cosas:

  1. Lo que te espera en términos de ejecución durante el día
  2. El tiempo que vas a dedicar a cada actividad.

Eso ya es una gran ventaja, porque te sentirás mucho más tranquil@ al establecer prioridades, sabrás tu objetivo real del día y no perderás tiempo preguntándote qué más tienes que hacer o cuándo acabarás lo que estás haciendo.

Hay un punto más: flexibilidad. Recuerda que mapear tu día es eso, una guía y que si surgen muchos bomberazos (ya hablaremos de eso en otro post) siempre puedes volver a mapear el tiempo que vas a dedicar a cada uno para que tengas un marco de referencia en términos de productividad.

Inténtalo. Mapea tu día durante dos semanas y cuéntanos qué tal te va 😉

¿Qué significa para ti la productividad?

Creo que necesitamos empezar por una definición estándar de acuerdo con la RAE

Así que en términos generales, es la cantidad de trabajo generado. Hasta aquí, creo que estamos de acuerdo, ¿cierto?

Sin embargo, para mí, es mucho más importante la calidad que la cantidad. Prefiero que mis teams, mis colaboradores, estudiantes y los clientes con los que trabajo ejecuten MEJOR lo que se les pide y no que simplemente hagan «más» sin considerar el nivel de ejecución.

Me interesa que el trabajo esté bien hecho, que los conceptos sean comprendidos y aplicados, que sepan con absoluta claridad lo que están haciendo y sobre todo: Que se haga una sola vez y se haga bien. Eso para mí, es productividad.

Pienso que un equipo productivo es el que tiene claros los objetivos del día, los ejecuta con precisión y al terminar su horario de trabajo, lo hace con la satisfacción de haber avanzado rumbo al objetivo general del proyecto, de la campaña, del semestre o de lo que sea que esté trabajando.

Para mí, un equipo productivo es el que hace bien las cosas desde la primera vez porque tiene claras las instrucciones, los objetivos y quien va liderando, tiene claro lo que está solicitando y eso evita sumar horas y horas de retrabajo porque nadie sabe en realidad qué es lo que están haciendo.

Así que cuando pienso en productividad, pienso que menos es más:

**Menos errores

**Menos cansancio

**Menos frustración

**Cero horas extra

Y la verdad, en mi experiencia, los equipos productivos están menos cansados (física, mental y emocionalmente), disfrutan más su trabajo y terminan sus labores con la tranquilidad de que al día siguiente, tendrán tiempo suficiente para ejecutar las actividades que el horario laboral les exija.

Así que vale la pena hacer hoy un stop y preguntarte si tú y tu equipo están siendo productivos y qué es lo que eso significa para ti y para ellos.

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