Un día sin redes…

Y cómo Slack nos permitió seguir trabajando.

La comunicación entre los equipos es la columna vertebral de cualquier industria. Sin importar a lo que te dediques.

El día de ayer (4 octubre 2021) con la caída de WhatsApp, Facebook, Messenger e Instagram, muchos equipos de trabajo sufrieron un impasse importante.

Es cierto, el mundo “no se termina” si no tienes WhatsApp a menos que tengas ahí alojados a todos tus equipos de trabajo en varios grupos. Entonces literalmente, el mundo “apenas empieza a ver la luz” porque hay que encontrar alternativas de comunicación para que todos estén alineados. Muchos “regresaron” a los mails para establecer las reglas del juego del día y otros extendieron sus calls en Zoom para lo mismo.

Afortunadamente esto no es algo que suceda a menudo, pero la pregunta es ¿qué aprendimos de esto?

Cuando trabajo en la alineación de equipos para elevar la productividad, una de mis primeras recomendaciones es:

“Bájalos de WhatsApp. Deja que lo utilicen solamente para temas personales. Vamos a subirlos a una plataforma de trabajo que les brinde la oportunidad de separar las cosas mental y emocionalmente” y regularmente sugiero Slack.

Funciona con canales para que cada equipo tenga su espacio de comunicación, se pueden adjuntar archivos desde Drive o desde la compu, tiene mensajes privados, se le puede dar respuesta a los hilos de conversación, las notificaciones son en tiempo real y tienes a la mano todo lo que puedes necesitar para el seguimiento y la conclusión de un proyecto.

La versión Freemium funciona perfecto para equipos pequeños, con 10 mil mensajes consultables, 10 aplicaciones e integraciones video llamadas individuales y autenticación de dos factores, permite el acceso a las funciones básicas de Slack.

Así que después de lo que viviste con tus equipos y que seguramente resolviste muy bien con mensajes de texto, llamadas, mails y video calls más largas, quizá sea buen momento de buscar una alternativa para coordinar a todos tu equipos y no depender de WhatsApp.

A mí me gusta Slack y ayer nos permitió trabajar ininterrumpidamente, como todos los días.

Las ventajas de la agenda como mapa.

Cuando trabajamos en varios proyectos, cuentas o actividades como parte de nuestra responsabilidad, estar al día con los pendientes puede ser uno de los retos más grandes.

Si bien ya se han tocado aquí temas de productividad, como el establecimiento de objetivos o la asignación de bloques de tiempo para el desarrollo de nuestras actividades, es importante considerar una herramienta más: la agenda.

En términos generales, las agendas las hemos venido utilizando para las citas con clientes, juntas o reuniones importantes. Comidas, actividades con los equipos de trabajo o incluso vacaciones y tiempo fuera de la oficina.

Es decir, las hemos venido utilizando para “actividades extra” y no para la cotidianidad.

Pero ¿qué pasaría si los primeros 15 minutos de tu día los dedicaras a mapear en tu agenda lo que vas a hacer durante el día?

Tú sabes que el tiempo es muy subjetivo y lo que a primera hora del día parece una larga jornada laboral, si no establecemos tiempos específicos, se convierte en un abrir y cerrar de ojos en el que no sabemos con exactitud qué fue lo que hicimos, porque no terminamos todo lo que teníamos pendiente.

Primero asignas tu tiempo para comer y el corte de labores profesionales. Eso de entrada ya te brinda un marco de referencia de las horas reales de las que dispones para tu lista de pendientes del día.

¿Cuánto tiempo requiere ese reporte que debes entregar mañana? ¿Una hora? ¿Dos horas? Asígnalas.

Observa el resto de las horas que te quedan “libres” y decide cuánto tiempo vas a dedicarle a los proyectos, las llamadas y contestar los correos que tienes pendientes.

Sí, sé perfectamente bien que en las listas de pendientes siempre consideramos “lo que se acumule o lo que vaya surgiendo” que son los imprevistos o los bomberazos. Está bien. Dijimos que la agenda es un mapa, ¿recuerdas? Nada está escrito sobre piedra, así que podrás hacer los cambios que sean necesarios, pero al menos, sabrás con mucha mayor claridad dos cosas:

  1. Lo que te espera en términos de ejecución durante el día
  2. El tiempo que vas a dedicar a cada actividad.

Eso ya es una gran ventaja, porque te sentirás mucho más tranquil@ al establecer prioridades, sabrás tu objetivo real del día y no perderás tiempo preguntándote qué más tienes que hacer o cuándo acabarás lo que estás haciendo.

Hay un punto más: flexibilidad. Recuerda que mapear tu día es eso, una guía y que si surgen muchos bomberazos (ya hablaremos de eso en otro post) siempre puedes volver a mapear el tiempo que vas a dedicar a cada uno para que tengas un marco de referencia en términos de productividad.

Inténtalo. Mapea tu día durante dos semanas y cuéntanos qué tal te va 😉

¿Qué significa para ti la productividad?

Creo que necesitamos empezar por una definición estándar de acuerdo con la RAE

Así que en términos generales, es la cantidad de trabajo generado. Hasta aquí, creo que estamos de acuerdo, ¿cierto?

Sin embargo, para mí, es mucho más importante la calidad que la cantidad. Prefiero que mis teams, mis colaboradores, estudiantes y los clientes con los que trabajo ejecuten MEJOR lo que se les pide y no que simplemente hagan “más” sin considerar el nivel de ejecución.

Me interesa que el trabajo esté bien hecho, que los conceptos sean comprendidos y aplicados, que sepan con absoluta claridad lo que están haciendo y sobre todo: Que se haga una sola vez y se haga bien. Eso para mí, es productividad.

Pienso que un equipo productivo es el que tiene claros los objetivos del día, los ejecuta con precisión y al terminar su horario de trabajo, lo hace con la satisfacción de haber avanzado rumbo al objetivo general del proyecto, de la campaña, del semestre o de lo que sea que esté trabajando.

Para mí, un equipo productivo es el que hace bien las cosas desde la primera vez porque tiene claras las instrucciones, los objetivos y quien va liderando, tiene claro lo que está solicitando y eso evita sumar horas y horas de retrabajo porque nadie sabe en realidad qué es lo que están haciendo.

Así que cuando pienso en productividad, pienso que menos es más:

**Menos errores

**Menos cansancio

**Menos frustración

**Cero horas extra

Y la verdad, en mi experiencia, los equipos productivos están menos cansados (física, mental y emocionalmente), disfrutan más su trabajo y terminan sus labores con la tranquilidad de que al día siguiente, tendrán tiempo suficiente para ejecutar las actividades que el horario laboral les exija.

Así que vale la pena hacer hoy un stop y preguntarte si tú y tu equipo están siendo productivos y qué es lo que eso significa para ti y para ellos.

#SM #productividad #equiposdetrabajo #teams #trabajobienhecho

It Doesn’t Have to Be Crazy at Work

Jason Fried & David Heinemeier of Basecamp

⭐️⭐️⭐️⭐️⭐️

Formato: Digital

Foto: Del Kindle de Suma de Talentos

Hay dos razones principales porque el trabajo puede ser una locura:
1) La jornada laboral se divide en pequeños momentos de trabajo fugaces debido a una avalancha de distracciones físicas y virtuales.
2) Y la obsesión malsana con el crecimiento a cualquier precio establece expectativas imponentes y poco realistas que estresan a las personas.

Con esta claridad maravillosa es con la que inicia este libro escrito por Jason Fried y David Heinemeier, los creadores de Basecamp.

Dividido en siete capítulos, Jason y David nos llevan de una manera sencilla, fluida y agradable por un proceso de análisis sobre lo que hacemos, cómo lo hacemos mal, la importancia de defender nuestro tiempo y establecer tiempos efectivos de trabajo, la necesidad de tener una cultura laboral adecuada, de analizar nuestros procesos y de ocuparnos realmente de nuestro negocio.

Sin duda este libro es un must para los que amamos el análisis de procesos con el objetivo para encontrar áreas de oportunidad que nos permitan aumentar la productividad de nuestros equipos, reducir la presión, minimizar los tiempos muertos y sobre todo: elevar la calidad de vida de todos los integrantes de los teams.

Disponible en Amazon

La importancia de la práctica.

Se trate de lo que se trate, tal como lo dice la frase: “La práctica hace al maestro”

Ya sea que sea un tema académico, la búsqueda de un nuevo tipo de alimentación para bajar de peso, una nueva rutina de ejercicios, aprender un nuevo idioma, preparar un nuevo platillo… lo que sea, se necesita práctica.

No hay forma de que con la simple lectura de lo que se pretende hacer, se llegue a realizar con soltura el ejercicio o se aplique con facilidad el concepto.

Puede estar muy bien explicado, maravillosamente ejemplificado e incluso bien ilustrado, pero eso no basta. Para aprender hay que ejecutar la acción, hay que seguir las instrucciones o las indicaciones necesarias, PERO HAY QUE HACERLO.

La teoría nos da las bases y explica amplia y profundamente el por qué de las cosas, nos da razones y la fundamentación de ello, pero solamente la ejecución es la que nos va a permitir comprender y aprender por completo el tema del que se trate.

La práctica es la que nos permite equivocarnos, revisar en dónde estuvo el error, volver a intentarlo tantas veces como sea necesario y así, ser mejores día con día.

Foto: Pixabay
Foto: Pixabay

Planteamiento de objetivos.

Cómo hacerlo mucho más sencillo.

Foto: Pixabay Foto: Pixabay

Plantear un objetivo puede ser agradable o muy frustrante. 

Todo depende de lo que te estés planteando lograr y el nivel de “control” que tengas sobre los elementos necesarios para lograrlo, entre ellos, la disciplina.

Por ejemplo:

Si tu objetivo es ser multimillonario para finales del 2020, estamos hablando de un sueño, no de un objetivo, porque los objetivos son precisos, alcanzables y medibles. 

Así que comencemos analizando el planteamiento: ser multimillonario es un concepto subjetivo. Puede ser que hables de un millón o más y tienes que ser muy específico: ¿millonario en pesos, dólares o euros?

Teniendo eso claro, necesitas ser preciso: ¿Cuántos millones pretendes tener en las siguientes 24 semanas? Porque eso es lo que resta al 2020.

Supongamos que quieres tener 80 millones de dólares

Eso significa que cada semana tendrías que ganar más o menos 3.5 millones de dólares. Es decir, que el próximo viernes ya debes tener esa cantidad en tu cuenta para que no se eleve lo que debes generar cada semana.

¿Te das cuenta que estamos hablando de un ideal?

Sin embargo, si retomamos el ejemplo de que quieres tener cierta cantidad para fin de año, el objetivo pueden ser 72 mil pesos.

Eso significa que cada semana necesitas generar 3 mil pesos de aquí a que termine el año. Quizá sea elevada la meta, pero es alcanzable e incluso si en una semana no logras la meta completa, el acumulado para la siguiente semana sigue siendo viable.

Ahora bien, ¿qué te parece si ese objetivo para fin de año, lo dividimos en 24 pequeños objetivos?

Empecemos por generar los primeros 3 mil pesos y cuando los tengas y hayas alcanzado el primer objetivo, te sentirás mucho más confiado para generar los siguientes 3 mil pesos y así consecutivamente.

Cuando nos ponemos metas a muy largo plazo y muy elevadas, el camino es mucho más pesado y es aquí donde normalmente todo mundo abandona lo que desea lograr. Es lógico, se ve inmenso, falta mucho tiempo y tiene tintes de imposible o de muy difícil.

El secreto está en partir en pequeñas metas, la meta final y a medida que vas avanzando, ese pequeño logro es el que te va a motivar para continuar. Recuerda que todos necesitamos hacer tangibles nuestros logros para darnos cuenta que sí podemos. No se trata de que lo sepamos, ¡se trata de que lo veamos!

Algo importante que me comentó Gerardo Magallanes -y que aprecio y agradezco – cuando leyó el post:

Es cierto, hay factores internos y externos que pueden retrasar el logro de tus objetivos en tiempo y forma, aunque haya disciplina para lograrlos. Coincido totalmente.

Sin embargo, el objetivo de estas líneas es darte una perspectiva distinta para la forma en la que plantees tus metas. Que sean pasos pequeños para que cada logro te motive a seguir y que si en el proceso pasa “algo” que te retrase un poco, sea solamente eso, un retraso y no una frustración porque no has visto avance en nada.

Esta forma de planear de menos a más funciona. Ponlo en práctica y verás que aplica para todo:

Ahorros, dejar de comer pan, tomar más agua, hacer ejercicio, ordenar la covacha…

Recuerda: Un paso a la vez. Un día a la vez. Una tarea a la vez.

Roma no se hizo en un día.

#SM #SumaDeTalentos #objetivos #perseverancia

 

¿En qué se me va todo el tiempo?

Esta es una pregunta muy frecuente que escuchamos de propios y extraños.

“Ojalá el día tuviera más horas” es una expresión constante también y eso puede significar varias cosas:

Que estás integrando a tus actividades más cosas de las que puedes resolver, que la distribución de tu tiempo no está siendo eficaz o que tienes demasiadas distracciones y está afectando tu productividad.

Ya sé, no es nada que no sepas o que no te hayan dicho antes, sin embargo la pregunta importante es la siguiente:

¿Estás consciente de cómo distribuyes tu tiempo?

Observa que no dije “manejo del tiempo” porque eso no es real.

Nadie puede “manejar el tiempo”. Lo que sí podemos hacer es distribuirlo, hacer un autoanálisis de la forma en la que asignamos periodos determinados para ciertas actividades y los resultados que obtenemos.

 

Foto: PixabayFoto: Pixabay

Lo primero es darte cuenta que ese inmenso espacio que tienes en tu agenda ya está segmentado:

Asigna tus horas de sueño, las de desayuno y comida y tu hora de salida del trabajo. No importa que trabajes vía remota en este momento -ya sea porque el COVID-19 modificó la estructura laboral o porque decidiste hacerlo así- de cualquier forma, en alguna hora del día necesitas parar y dejar de trabajar.

¿Ves lo que te queda disponible? Bueno, pues esas son las horas que tienes para hacer tu trabajo.

No te preocupes, son las mismas horas que tendrás mañana y pasado mañana. Lo que significa que el trabajo que estás desarrollando es continuo y que vas a hacerlo todos los días.

Ahora, establece la prioridad del día: ¿Hacer reportes? ¿Llamadas de seguimiento? ¿Desarrollo de propuestas? ¿Contabilidad?

Cuando lo tengas claro, asigna las primeras tres o cuatro horas del día por lo menos. Necesitas concentración en esa prioridad para poder tenerla resuelta antes de la hora de la comida o por lo menos, lo más avanzada posible.

¡No me digas que es imposible porque tienes muchas otras cosas qué resolver! ¿No se supone que esta es la prioridad? Pues entonces regresa al paso anterior y elige la prioridad. No puedes hacer BIEN muchas cosas al mismo tiempo. Nadie puede. Esa es la razón de que repitas varias veces el mismo correo porque olvidaste el attachment o que hagas mal algo, porque no pusiste atención a las indicaciones en la junta, ya que estabas respondiendo un mensaje…

Es una cuestión de foco. Concéntrate en resolver una cosa y la vas a hacer bien.

Intenta poner tu atención en muchas cosas al mismo tiempo y algo se te va a escapar.

Si empezaste a trabajar en la prioridad que determinaste a las 9:00 y asignaste tres horas, te quedan libres dos horas antes de la hora de comer. Esas dos horas pueden ser para tu siguiente pendiente importante.

Respeta tu hora de comida y come con calma, tu cuerpo -y tu pareja / familia- te lo agradecerá. No te preocupes, que el trabajo sigue ahí, esperándote.

Suponiendo que te reintegres al trabajo a las 15:00 te quedan otras dos horas de trabajo. Elige una actividad que te demande esas dos horas para que puedas terminarla o bien, dos actividades que puedas avanzar en una hora cada una, de forma que te sientas más tranquilo porque estás adelantando un poco.

Así llegamos a las 17:00 que seguramente es tu hora “de salida”. Así que apaga la computadora y vete solo o con los tuyos a la sala, al jardín, a la terraza o a donde quieras. Descansa, lee, ve una película y aprovecha para recuperarte, que el día siguiente viene con otras ocho horas de retos y trabajo para resolver.

Tal vez te parezca que esta secuencia es irreal y que con tu ritmo, es imposible llevarla a cabo… Lo entiendo, así que te propongo algo, ¿por qué no haces una bitácora por unos días y anotas tu ritmo de trabajo?

¿Cuántas veces interrumpes los reportes importantes para contestar correos que pueden esperar?

¿Cuántas veces contestas mensajes que no son relevantes?

No hablo de que no hagas “nada más que trabajar sin descanso”, hablo de concentración, que es lo que te permite ser productivo.

Anota tu ritmo, las interrupciones que se pueden omitir y observa tu tiempo de calidad en la productividad. Cuando lo veas desde otra perspectiva, llegarás a tus propias conclusiones y harás los ajustes que te sean posibles paso a paso.

Todos organizamos diferente nuestras actividades, lo importante es que tengas claras tus horas de sueño, de comer y de dejar de trabajar. Ocho horas al día para el trabajo es más que suficiente, te lo aseguro.

Así, la próxima vez que alguien te pregunta en qué se te va el día, sabrás exactamente qué responder, porque eres tú quien organiza las actividades qué haces.