Las ventajas de la agenda como mapa.

Cuando trabajamos en varios proyectos, cuentas o actividades como parte de nuestra responsabilidad, estar al día con los pendientes puede ser uno de los retos más grandes.

Si bien ya se han tocado aquí temas de productividad, como el establecimiento de objetivos o la asignación de bloques de tiempo para el desarrollo de nuestras actividades, es importante considerar una herramienta más: la agenda.

En términos generales, las agendas las hemos venido utilizando para las citas con clientes, juntas o reuniones importantes. Comidas, actividades con los equipos de trabajo o incluso vacaciones y tiempo fuera de la oficina.

Es decir, las hemos venido utilizando para “actividades extra” y no para la cotidianidad.

Pero ¿qué pasaría si los primeros 15 minutos de tu día los dedicaras a mapear en tu agenda lo que vas a hacer durante el día?

Tú sabes que el tiempo es muy subjetivo y lo que a primera hora del día parece una larga jornada laboral, si no establecemos tiempos específicos, se convierte en un abrir y cerrar de ojos en el que no sabemos con exactitud qué fue lo que hicimos, porque no terminamos todo lo que teníamos pendiente.

Primero asignas tu tiempo para comer y el corte de labores profesionales. Eso de entrada ya te brinda un marco de referencia de las horas reales de las que dispones para tu lista de pendientes del día.

¿Cuánto tiempo requiere ese reporte que debes entregar mañana? ¿Una hora? ¿Dos horas? Asígnalas.

Observa el resto de las horas que te quedan “libres” y decide cuánto tiempo vas a dedicarle a los proyectos, las llamadas y contestar los correos que tienes pendientes.

Sí, sé perfectamente bien que en las listas de pendientes siempre consideramos “lo que se acumule o lo que vaya surgiendo” que son los imprevistos o los bomberazos. Está bien. Dijimos que la agenda es un mapa, ¿recuerdas? Nada está escrito sobre piedra, así que podrás hacer los cambios que sean necesarios, pero al menos, sabrás con mucha mayor claridad dos cosas:

  1. Lo que te espera en términos de ejecución durante el día
  2. El tiempo que vas a dedicar a cada actividad.

Eso ya es una gran ventaja, porque te sentirás mucho más tranquil@ al establecer prioridades, sabrás tu objetivo real del día y no perderás tiempo preguntándote qué más tienes que hacer o cuándo acabarás lo que estás haciendo.

Hay un punto más: flexibilidad. Recuerda que mapear tu día es eso, una guía y que si surgen muchos bomberazos (ya hablaremos de eso en otro post) siempre puedes volver a mapear el tiempo que vas a dedicar a cada uno para que tengas un marco de referencia en términos de productividad.

Inténtalo. Mapea tu día durante dos semanas y cuéntanos qué tal te va 😉

¿En qué se me va todo el tiempo?

Esta es una pregunta muy frecuente que escuchamos de propios y extraños.

“Ojalá el día tuviera más horas” es una expresión constante también y eso puede significar varias cosas:

Que estás integrando a tus actividades más cosas de las que puedes resolver, que la distribución de tu tiempo no está siendo eficaz o que tienes demasiadas distracciones y está afectando tu productividad.

Ya sé, no es nada que no sepas o que no te hayan dicho antes, sin embargo la pregunta importante es la siguiente:

¿Estás consciente de cómo distribuyes tu tiempo?

Observa que no dije “manejo del tiempo” porque eso no es real.

Nadie puede “manejar el tiempo”. Lo que sí podemos hacer es distribuirlo, hacer un autoanálisis de la forma en la que asignamos periodos determinados para ciertas actividades y los resultados que obtenemos.

 

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Lo primero es darte cuenta que ese inmenso espacio que tienes en tu agenda ya está segmentado:

Asigna tus horas de sueño, las de desayuno y comida y tu hora de salida del trabajo. No importa que trabajes vía remota en este momento -ya sea porque el COVID-19 modificó la estructura laboral o porque decidiste hacerlo así- de cualquier forma, en alguna hora del día necesitas parar y dejar de trabajar.

¿Ves lo que te queda disponible? Bueno, pues esas son las horas que tienes para hacer tu trabajo.

No te preocupes, son las mismas horas que tendrás mañana y pasado mañana. Lo que significa que el trabajo que estás desarrollando es continuo y que vas a hacerlo todos los días.

Ahora, establece la prioridad del día: ¿Hacer reportes? ¿Llamadas de seguimiento? ¿Desarrollo de propuestas? ¿Contabilidad?

Cuando lo tengas claro, asigna las primeras tres o cuatro horas del día por lo menos. Necesitas concentración en esa prioridad para poder tenerla resuelta antes de la hora de la comida o por lo menos, lo más avanzada posible.

¡No me digas que es imposible porque tienes muchas otras cosas qué resolver! ¿No se supone que esta es la prioridad? Pues entonces regresa al paso anterior y elige la prioridad. No puedes hacer BIEN muchas cosas al mismo tiempo. Nadie puede. Esa es la razón de que repitas varias veces el mismo correo porque olvidaste el attachment o que hagas mal algo, porque no pusiste atención a las indicaciones en la junta, ya que estabas respondiendo un mensaje…

Es una cuestión de foco. Concéntrate en resolver una cosa y la vas a hacer bien.

Intenta poner tu atención en muchas cosas al mismo tiempo y algo se te va a escapar.

Si empezaste a trabajar en la prioridad que determinaste a las 9:00 y asignaste tres horas, te quedan libres dos horas antes de la hora de comer. Esas dos horas pueden ser para tu siguiente pendiente importante.

Respeta tu hora de comida y come con calma, tu cuerpo -y tu pareja / familia- te lo agradecerá. No te preocupes, que el trabajo sigue ahí, esperándote.

Suponiendo que te reintegres al trabajo a las 15:00 te quedan otras dos horas de trabajo. Elige una actividad que te demande esas dos horas para que puedas terminarla o bien, dos actividades que puedas avanzar en una hora cada una, de forma que te sientas más tranquilo porque estás adelantando un poco.

Así llegamos a las 17:00 que seguramente es tu hora “de salida”. Así que apaga la computadora y vete solo o con los tuyos a la sala, al jardín, a la terraza o a donde quieras. Descansa, lee, ve una película y aprovecha para recuperarte, que el día siguiente viene con otras ocho horas de retos y trabajo para resolver.

Tal vez te parezca que esta secuencia es irreal y que con tu ritmo, es imposible llevarla a cabo… Lo entiendo, así que te propongo algo, ¿por qué no haces una bitácora por unos días y anotas tu ritmo de trabajo?

¿Cuántas veces interrumpes los reportes importantes para contestar correos que pueden esperar?

¿Cuántas veces contestas mensajes que no son relevantes?

No hablo de que no hagas “nada más que trabajar sin descanso”, hablo de concentración, que es lo que te permite ser productivo.

Anota tu ritmo, las interrupciones que se pueden omitir y observa tu tiempo de calidad en la productividad. Cuando lo veas desde otra perspectiva, llegarás a tus propias conclusiones y harás los ajustes que te sean posibles paso a paso.

Todos organizamos diferente nuestras actividades, lo importante es que tengas claras tus horas de sueño, de comer y de dejar de trabajar. Ocho horas al día para el trabajo es más que suficiente, te lo aseguro.

Así, la próxima vez que alguien te pregunta en qué se te va el día, sabrás exactamente qué responder, porque eres tú quien organiza las actividades qué haces.

Cronos, Aión y Kairos

Los dioses griegos que hoy más que nunca, viven entre nosotros.

El tiempo moderno, ese que transcurre veloz y que nos toma por sorpresa cuando se nos ha ido la mañana haciendo tareas o cosas del trabajo, es ese al que hemos dedicado toda nuestra atención de manera absurda:

Los griegos lo llamaron Cronos y es ese tiempo lineal que nos lleva de un punto a otro de manera irreversible, segundo a segundo hasta contar años. Planteándonos sueños y objetivos a futuro, uno tras otro, a veces, mirando atrás y otras veces sin hacerlo,  porque tenemos la absoluta certeza de que no hay forma de “regresar el tiempo” y que solo nos queda continuar con el piso firme del hoy y la esperanza del mañana.

Aión ES. No nace ni muere, porque él es el dios del tiempo eterno, del tiempo divino. Es el que nos habla desde lo más profundo de nuestra alma y nos permite darle sentido a nuestro camino, a nuestras acciones, porque recorrer el camino que hemos elegido tiene sentido para nosotros y eso es más que suficiente.

Kairos es el dios joven y veleidoso, el que no exige nada, porque simplemente es la oportunidad que pasa por un segundo a nuestro lado y si no la hemos visto y no la hemos aprovechado, ese instante preciso, desaparecerá posiblemente sin volver a presentarse. Es ese pequeño momento en el que la ocasión se presenta y si la abrazamos, nos catapulta al futuro que soñamos o a un momento completamente inesperado.

Los tres son importantes, los tres juegan un papel crucial en nuestras vidas y es necesario atenderlos a todos por igual. Darle balance a nuestra vida significa no correr al ritmo que nos marca Cronos, escuchar lo que nos susurra Aión y estar siempre atentos a la presencia de Kairos.

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